Phần mềm tính lương là phần mềm quản lý doanh nghiệp giúp lập chính sách lương, tính toán tiền lương hàng tháng, quản lý sự thay đổi về tiền lương khi chính sách thay đổi hoặc có sự thay đổi về cá nhân của người lao động. Hầu hết các phần mềm tính lương đều cung cấp đầy đủ các nghiệp vụ về lương bao gồm: Lập bảng chấm công theo thời gian, tính lương theo hệ số hoặc theo mức lương thỏa thuận; Tự động hạch toán chi phí lương, bảo hiểm, thuế TNCN; Lập bảng thanh toán lương, thuế TNCN, bảo hiểm. Tuy nhiên, để phần mềm tính lương hoạt động hiệu quả nhất vẫn sẽ cần những yêu cầu thiết yếu sau:
Nội Dung
1.Thiết lập chính sách lương
Chính sách lương là một trong những vấn đề cốt lõi mà mọi phần mềm lương cần phải có nhằm quy định về cách thức trả lương trong doanh nghiệp. Chính sách lương cần được cụ thể hóa thành các công thức tính toán tiền lương của người lao động dựa trên các yếu tố trả lương mà công ty quyết định cũng như phương thức trả lương.
Khi có sự thay đổi về chính sách lương hay những thay đổi về nhân sự trong nội bộ doanh nghiệp, phần mềm lương cần tạo ra những quyết định về lương tương ứng và chuyển ra giao diện quyết định lương để phòng Nhân sự duyệt.
Ngoài ra, chính sách lương luôn cần thời hạn – ít nhất là thời điểm bắt đầu áp dụng. Điều này cần được thể hiện tương ứng trong phần mềm. Mỗi quyết định lương đưa ra trong phần mềm đều cần nhập thời điểm áp dụng và sẽ bắt đầu tính lương theo chính sách mới từ thời điểm đó.
2.Hệ thống báo cáo
Phần mềm tính lương tốt cần có một hệ thống báo cáo chi tiết và đầy đủ theo các cấp độ cá nhân, bộ phận, công ty bao gồm thang bảng lương, các mức lương cố định, lương biến đổi và các hình thức trả lương tùy thuộc vào vị trí và công việc của mỗi cá nhân. Các báo cáo nên được thể hiện thông qua dạng biểu đồ một cách trực quan, động, thời gian thực, hiển thị và cảnh báo bằng màu sắc, có thể kết xuất file để in ấn, lưu trữ, khai thác số liệu và phân tích.
3.Độ bảo mật cao
Hiện tại, phần mềm tính lương cho doanh nghiệp khá phổ biến bao gồm cả phần mềm miễn phí và phần mềm tính phí. Tuy nhiên, đối với những phần mềm tính lương miễn phí, mức độ đầu tư của chúng rất thấp dẫn đến khả năng bảo mật không đảm bảo, thông tin rất dễ dàng bị hack hoặc bị mất. Để được coi là một phần mềm lương tốt thì yếu tố bảo mật là bắt buộc, đảm bảo mọi thông tin của doanh nghiệp phải được giữ kín trong quá trình sử dụng. Để đáp ứng được điều này, sự lựa chọn tốt nhất là các phần mềm được cung cấp bởi các nhà cung ứng uy tín, có sự đánh giá cao của doanh nghiệp đã sử dụng và có sự hỗ trợ, bảo hành trong quá trình sử dụng.
4.Dễ sử dụng
Để đảm bảo mọi nhân viên có thể hiểu, tiếp nhận và sử dụng được phần mềm dễ dàng thì một phần mềm lương tốt không nên quá phức tạp và khó hiểu. Khi cân nhắc đến vấn đề này, hầu hết các nhà quản lý phải quan tâm đến thời gian đào tạo và mức độ áp dụng của nhân viên. Nếu phần mềm lập trình rắc rối, các bước sử dụng phức tạp thì nhân viên rất khó có thể nhớ và hiệu suất không thể đạt được như mong muốn do khi sử dụng phải xem lại từng bước trong hướng dẫn để có thể thực hiện được công việc. Do đó, có thể thấy được yếu tố này có ảnh hưởng trực tiếp đến mức độ tiếp nhận cũng như hiệu suất làm việc của nhân viên. Nếu như tốn thời gian và tiền bạc vào việc ứng dụng phần mềm mà hiệu xuất không hề đạt được theo kế hoạch thì đây chính là tổn thất lớn đối với mỗi doanh nghiệp. Do đó, phần mềm tính lương có được coi là tốt hay không phụ thuộc rất chặt chẽ tới việc phần mềm đó có dễ sử dụng hay không.
5.Tính linh hoạt
Trong môi trường kinh doanh, không có bất cứ doanh nghiệp hay tổ chức nào luôn dậm chân tại chỗ mà luôn có sự cạnh tranh để phát triển. Trong quá trình này, doanh nghiệp sẽ luôn có những sự thay đổi trong vận hành để có thể tối ưu được thời gian và tăng hiệu suất công việc, điều này cũng kéo theo sự thay đổi của các các chính sách về lương, nhân sự. Để có thể thích ứng được quá trình này, phần mềm lương tốt cần có tính linh hoạt, cho phép thay đổi các công thức tính toán cũng như các phương thức trả lương phù hợp với chính sách của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, do số lượng nhân viên, lương, thuế… có thể thay đổi theo từng thời điểm nên phần mềm cũng cần cho phép không giới hạn số lượng nhân viên được nhập vào phần mềm trong quá trình quản lý.
6.Tích hợp được với các phần mềm khác
Trong CMCN 4.0 hiện nay, việc áp dụng phần mềm giống như một xu thế, là giải pháp mà hầu hết các doanh nghiệp lựa chọn để tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất công việc. Có thể thấy một số phần mềm mà doanh nghiệp đang dùng phổ biến hiện nay là CRM, HRI, KPI,…Trong khi đó, để có thể tính toán lương một cách chính xác cho toàn bộ nhân viên thì tất cả các thông tin này đều phải được tập hợp một cách đầy đủ để cung cấp số liệu cho việc tính toán của phần mềm. Điều này có nghĩa phần mềm cần phải được lập trình để có thể phù hợp với tất cả các phần mềm khác. Trên thực tế, yếu tố này không bắt buộc do doanh nghiệp có thể dùng BI để tích hợp mọi thông tin từ các phần mềm trong doanh nghiệp, phần mềm lương chỉ cần kết nối với BI để có thể lấy được dữ liệu cần thiết. Tuy nhiên, đối với những doanh nghiệp nhỏ hoặc không có quá nhiều phần mềm thì doanh nghiệp sẽ phải mất thêm một khoản chi phí lớn mà không thể khai thác được toàn bộ chức năng của BI. Do đó, phần mềm tính lương càng có sự tương thích cao thì sẽ càng được lựa chọn và đánh giá cao.
Nguồn: Công ty Giải pháp Công nghệ OOC
Công ty CP Giải pháp Công nghệ OOC
- Hotline Hà Nội: 024 3553 7799 | 0963636066
- Hotline HCM: 028 3925 3985
- Email: ooc@ooc.vn
- Facebook: https://www.facebook.com/oocdigiims
- Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCJSHjeB_AQViZVDOy_biEQQ
- Twitter: https://twitter.com/oocsolution
